COME UTILIZZARE WEBCOLF DA APP

Dal 2020 è possibile utilizzare Webcolf anche da dispositivi mobili, come smartphone e tablet, attraverso la nuova app Webcolf.

L'app è scaricabile sia da Play Store che da Apple Store:

Quando un utente abituato ad utilizzare Webcolf da computer si approccia all'utilizzo di Webcolf dall'app, potrebbe trovare diversa la posizione di alcune funzionalità rispetto alla visione da desktop.
Ciò dipende dalla diversa visualizzazione da uno schermo verticale, nettamente più piccolo, rispetto alla configurazione di uno schermo di un pc.
In realtà, Webcolf funziona allo stesso modo in entrambe le versioni, ed anche da app è possibile utilizzare tutte le funzionalità del programma, nessuna esclusa.

COME UTILIZZARE WEBCOLF DA APP: LE DIFFERENZE CON L'UTILIZZO DA COMPUTER

1) Visione dei menu e della homepage

Ad esempio, quando l'utente accede alla propria utenza dall'app, dopo aver inserito il login e la password nella sezione "Accedi", si ritroverà nella homepage della sua utenza:

In alto a destra si visualizzano le icone:



L'icona a destra con le 3 linee orizzontali porta al Menu generale che, da pc, è visibile nella barra in alto, ovvero il menu seguente:

 Il pulsante a forma di casa, invece, permette di tornare in ogni momento, da qualsiasi menu, alla homepage della propria utenza.

2) Menù facilitato

Il pulsante con i 3 puntini verticali in alto a sinistra permette di aprire il Menu facilitato; questo menu, ridotto rispetto al menu generale, mostra le funzioni più utilizzate: inserimento anagrafiche, inserimento mensile delle presenze, calcolo cedolini, calcolo dei contributi.

Ad esempio, cliccando su Menu facilitato | Inserimento mensile,  si arriva immediatamente al calendario dell'inserimento presenze, e si elabora il cedolino in pochi click:

3) Pagamento dei contributi

Con Webcolf è possibile elaborare i bollettini trimestrali per versare i contributi.
Se si paga online o si ha una stampate con collegamento wi-fi, è possibile effettuare questa operazione anche tramite app.

Dal Menu generale si dovrà cliccare su 2 - Cedolini | Contributi: elaborazione MAV in INPS online, per visualizzare il prospetto dei contributi e delle settimane contributive (mentre dal Menu facilitato è sufficiente cliccare sulla voce Contributi inps):

Scorrendo la pagina in basso si potrà cliccare su "Apri inps" (pulsante verde) e si aprirà una seconda pagina del browser che porta al sito dell'inps.
Nella pagina inps si dovranno inserire il codice fiscale del datore e il codice rapporto, e una volta entrati in inps, si potranno copiare i dati proposti da Webcolf, spostandosi da una pagina all'altra del browser con l'apposito pulsante del proprio smartphone:

Per la procedura di elaborazione dei bollettini con Webcolf, si legga qui.

4) Avviare una chat con l'assistenza

In caso di necessità è sempre possibile contattare l'assistenza Webcolf avviando una chat online.
Per avviare una chat dall'app è sufficiente cliccare il pulsante verde in basso a sinistra Chatta ora con l'assistenza; verrà quindi richiesto di inserire un nome e un indirizzo email.

Avviata la chat, la conversazione occuperà tutta la schermata dello smartphone; se però si desidera intervenire nella propria utenza, seguendo le indicazioni fornite dalle operatrici, è possibile mantenere la chat aperta cliccando il pulsante in alto a destra a forma di barretta bianca (cerchiata in rosso nell'immagine); in questo modo la chat non verrà chiusa, ma solo ridotta, e si potrà continuare da conversazione ricevendo l'assistenza richiesta.

Per chiudere del tutto la chat, invece, è sufficiente cliccare il pulsante in alto a destra a forma di X.

Per gli utenti professionali Webcolf prevede la possibilità di accedere a funzionalità specifiche, che rendono la gestione dei rapporti di lavoro più agevole e professionale.

CONFIGURAZIONE PROFESSIONALE DEL CEDOLINO: DICITURA PERSONALIZZATA.

Cliccando sull'icona Utilità (ingranaggio in alto a destra) | Opzioni e configurazioni Webcolf, è possibile personalizzare vari aspetti del programma.
In particolare, compilando lo spazio "Dicitura personalizzata sul fianco del cedolino" è possibile indicare una dicitura che verrà visualizzata in basso, a sinistra, in ogni cedolino stampato.
Solitamente gli studi professionali indicano la propria denominazione, il numero di telefono e l'email di riferimento, come nell'esempio in figura:

 
Automaticamente, quando si inserisce la propria denominazione, il cliente che riceve la busta paga via email può cliccare sull'indirizzo indicato a pié di pagina. Automaticamente viene richiamato il programma di posta installato con possibilità di inviare un messaggio al titolare dell'account.

UTILIZZO DELL'APP WEBCOLF

Lo studio professionale può trovare utile l'utilizzo dell’app Webcolf per condividere la gestione dei rapporti di lavoro con la propria clientela.

Se il cliente installa l'app Webcolf, lo studio elabora il cedoloino e quando lo rende definitivo, in automatico il cliente riceve una notifica e lo può scaricare in automatico. Se lo studio lo desidera, può fare in modo che i propri clienti datori di lavoro inseriscano le presenze accedendo all'inserimento mensile.
Quando il cliente conferma l'inserimento, lo studio riceve un'email di notifica, quindi lancia il calcolo e rende definitivo il cedolino. Il cliente riceve così in automatico la notifica indicata prima e può scaricare la busta paga.
Semplice, comodo e, in più, tutte queste funzioni sono gratuite!

Le credenziali al cliente sono assegnate direttamente dallo studio.
Per maggiori dettagli è possibile leggere il nostro articolo App Webcolf per studi professionali

INSERIMENTO PRESENZE MASSIVO, ELABORAZIONE MASSIVA DEI CEDOLINI E RICHIESTA MASSIVA DEI PAGOPA PER IL VERSAMENTO DEI CONTRIBUTI INPS

Con Webcolf è possibile effettuare una serie di operazioni in modo massivo, per permettere allo studio professionale di risparmiare tempo ed effettuare così la stessa operazione per tutti i datori di lavoro inseriti contemporaneamente.

All'interno della propria utenza, entrando nel menu Utilità (icona ingranaggio in alto a destra) | Elab. su più datori di lavoro (Abb. Professionali), è possibile:

- inserire l'orario mensile standard in modo automatico per tutti i collaboratori inseriti;
- calcolare tutti i cedolini da aggiornare;
- richiedere i bollettini PagoPa per tutti i datori di lavoro gestiti in un'unica soluzione.

Spieghiamo nello specifico come procedere con le operazioni massive nel nostro articolo Richiesta massiva mav per colf e badanti (professionale)

INVIO MASSIMO DEI CEDOLINI TRAMITE EMAIL

Cliccando il menu Cedolini | Invio in email di tutti i cedolini elaborati, è possibile inviare in modo massivo tutti i cedolini ai relativi datori di lavoro.
Il programma invierà in automatico le buste paga agli indirizzi email dei datori inseriti nell'anagrafica.
Affinché il programma invii automaticamente tutti i cedolini del mese selezionato, è necessario che prima siano stati resi definitivi.
Per ogni cedolino inviato verrà anche inviata un'email in copia allo studio intestatario dell'utenza.

FUNZIONALITA' DI WEBCOLF PER GLI STUDI PROFESSIONALI: STAMPA RIEPILOGO DOCUMENTI ELABORATI

Cliccando sul menu Utilità è possibile elaborare il riepilogo documenti elaborati:

Questa funzione elabora un riepilogo dei documenti elaborati nel corso dell'anno per ogni datore di lavoro inserito nell'utenza.
La stampa è utile per determinare i movimenti effettuati per ogni cliente, e può essere un valido supporto per la fatturazione dello studio.

FUNZIONALITA' DI WEBCOLF PER GLI STUDI PROFESSIONALI: ESTRAZIONE ANAGRAFICHE IN FILE EXCEL

Cliccando su Utilità | Esportazione e salvataggio dati, è possibile estrarre un file excel con i dati anagrafici di tutti i datori di lavoro e collaboratori gestiti:


Il file excel può essere utile per riorganizzare i dati raccolti al momento della registrazione del rapporto di lavoro.

FUNZIONALITA' DI WEBCOLF PER GLI STUDI PROFESSIONALI: INSERIMENTO ANAGRAFICHE DEI RAPPORTI DI LAVORO DA ALTRO PROGRAMMA

Accade spesso che gli utenti professionali desiderino gestire con Webcolf dei rapporti di lavoro che in precedenza gestivano con un altro programma.
In questi casi è possibile caricare i dati in Webcolf in modo massivo:

1) si scarica dal menu Ingranaggio | Importazione e recupero dati, un file excel preimpostato, in cui si inseriscono i dati anagrafici e contrattuali di tutti i rapporti di lavoro gestiti;
2) una volta compilato e memorizzato il file in formato .csv l'utente potrà caricare il file in Webcolf e importare le anagrafiche con un semplice click.

Spieghiamo le indicazioni da seguire per trasferire i dati da un altro programma nel nostro articolo Passaggio dei dati da altro programma a Webcolf

Webcolf, in collaborazione con Assindatcolf offre l'opportunità, all'utente che lo desidera, di gestire le comunicazioni in Inps al posto dell'utente soprattutto nel caso in cui quest'ultimo sia sprovvisto di Spid.

Webcolf infatti già da diverso tempo collabora con Assidantcolf, (parte firmataria del Ccnl per i datori di lavoro domestico), al fine di offrire ai propri utenti un servizio sempre più affidabile, sia per quanto riguarda i calcoli sviluppati, sia nell'eventuale fase di vertenza e contenzioso legale post-contratto.

L'utente Webcolf abbonato, che ha già sottoscritto un abbonamento personale, professionale o professionale plus, può delegare a Webcolf-Assindatcolf ogni comunicazione Inps di assunzione, variazione o cessazione al costo di 40 € annuali. Tale importo si intende per singolo datore di lavoro, per un anno solare, ossia dal 1° gennaio al 31 dicembre, a prescindere dal numero di comunicazioni effettuate in tale lasso di tempo.

COMUNICARE L'ASSUNZIONE DELLA COLF O BADANTE ATTRAVERSO WEBCOLF: INSERIMENTO DATI E PAGAMENTO DELL'ABBONAMENTO

Per procedere alla comuncazione é necessario innanzitutto inserire i dati del datore (in Assunzione | inserimento datore) e quelli del collaboratore (in Assunzione | inserimento collaboratore | dati anagrafici), ricordandosi di memorizzare i passaggi mediante il tab 'memorizza'. Per un aiuto nella compilazione delle varie maschere del collaboratore si consiglia di scorrere l'articolo Inserisci, modifica o cancella i dati della tua colf o badante

Si ricorda che l'Inps richiede l'indicazione di un orario settimanale standard quindi, qualora l'orario di lavoro settimanale non sia fisso, si consiglia di indicare un orario medio settimanale.

Dopo aver completato l'inserimento dei dati, il datore dovrebbe entrare nel menù Assunzione | Comunicazioni Inps - Partnership Webcolf Assindatcolf, ove sarà necessario selezionare sulla sinistra il datore e il collaboratore interessati e poi cliccare sul pulsante in basso "Abbonamento online" per effettuare il pagamento con carta di credito oppure "Abbonamento con bonifico". L'abbonamento é necessario se é la prima volta che si utilizza il servizio per tale datore o se l'abbonamento annuale di tale datore per questa tipologia di servizio risulta scaduto.

Il programma riporta in rosso la maschera di abbonamento se non si é ancora effettuato il pagamento e in verde invece se si può procedere.

Dopo aver effettuato il pagamento é necessario selezionare anche il collaboratore interessato e sulla destra il tipo di comunicazione che si desidera effettuare (assunzione, variazione o cessazione).

All’utente viene richiesto successivamente di scaricare il modulo di autodichiarazione che riporta in modo automatico i dati del rapporto di lavoro, la domanda di associazione ad Assindatcolf e la delega per poter operare in Inps. Si riporta di seguito un esempio del modulo di autodichiarazione:

Il modulo dev'essere stampato, firmato dal datore e caricato unitamente agli altri documenti necessari per la comunicazione quali:

1- carta di identità italiana (per collaboratori comunitari) o straniera (per collaboratori extra-comunitari) oppure passaporto del datore e del collaboratore. Il documento dev'essere caricato sia fronte che retro per permettere di verificare tutti i dati anagrafici ivi indicati. Nel caso in cui la residenza del datore o del collaboratore sia cambiata rispetto a quella indicata sul documento d'identità, si consiglia di indicare la cosa sul campo "Annotazioni per la pratica corrente".

2- Codice fiscale del datore e collaboratore.

3- Permesso di soggiorno valido se il lavoratore e/o il datore sono cittadini extracomunitari.

4- Se il permesso è scaduto é necessario allegare copia del permesso scaduto e del documento attestante la data di richiesta del rinnovo in quanto tali dati saranno poi necessari per completare la comunicazione sul sito Inps.

5- Nel caso in cui il collaboratore fosse in attesa di permesso è necessario allegare il documento attestante la data dell'appuntamento presso la Questura con evidenza anche della sede di quest'ultima o quantomeno darne indicazione sulle "Annotazioni per la pratica corrente".

6- L'indirizzo di residenza del collaboratore dev'essere situato in territorio italiano. Non è possibile assumere un collaboratore con residenza all'estero. Se il collaboratore sarà  convivente, l'indirizzo di residenza del collaboratore potrà coincidere con quello del datore di lavoro.

COMUNICARE L'ASSUNZIONE DELLA COLF O BADANTE ATTRAVERSO WEBCOLF: MEMORIZZAZIONE E INVIO DELLA PRATICA

Per qualsiasi annotazione utile alla comunicazione Inps é possibile scrivere all'interno dell'apposito spazio dedicato "Annotazioni per la pratica corrente". Se non ci sono annotazioni da fare si può procedere con la memorizzazione della pratica mediante il pulsante verde.

In questo modo la pratica resta memorizzata nella relativa maschera dove la si può consultare e anche modificare.

Precisiamo che la comunicazione di assunzione, variazione o cessazione richiede un tempo di lavorazione di due giorni lavorativi. Ad esempio la richiesta di assunzione inviata di venerdì viene garantita dal mercoledì successivo in poi.

Solamente quando la pratica é completa, si può cliccare il pulsante "Invia domanda definitiva". In questo modo la pratica viene verificata da Webcolf e poi inviata ad Assindatcolf per l'inserimento nel portale INPS. Si precisa che dopo l'invio non sarà più possibile modificare la pratica.

In seguito all'inserimento della pratica in Inps l'utente riceverà una mail di conferma e troverà poi la ricevuta di assunzione caricata al menù Cedolini | elenco documenti scaricabili.

Si ricorda che resta in capo al datore la comunicazione di cessione del fabbricato, da effettuare alla Pubblica sicurezza, in caso di assunzione di collaboratore convivente. La comunicazione va fatta entro le 48 ore successive alla data di assunzione. Si spiega di seguito come procedere alla comunicazione  Cessione di fabbricato e dichiarazione di ospitalità per colf e badanti (solo conviventi).

Gentile utente,

ultimamente in molti ci hanno chiesto di poter effettuare per loro conto le comunicazioni all’INPS di instaurazione del rapporto di lavoro, variazione o cessazione e questa domanda è aumentata recentemente a seguito dell’introduzione dello SPID, che ha reso la procedura più complicata per le persone che non ne sono in possesso.

Webcolf da tempo sta sperimentando un rapporto di collaborazione con Assindatcolf, una delle parti firmatarie del contratto collettivo per i datori di lavoro domestico, al fine di offrire ai propri utenti un servizio sempre più affidabile sia sotto il punto di vista dell’assistenza dei calcoli sviluppati, sia eventualmente in fase post-contrattuale nel caso di vertenze e contenzioso legale. In quest’ottica Webcolf, con Assindatcolf, in forma sperimentale, si vorrebbe sperimentare l’opportunità di offrire ai nostri utenti la possibilità di fare per loro conto le comunicazioni di assunzione – variazione – licenziamento all’INPS.

Si vuole provare ad offrire questo nuovo servizio ad un prezzo molto conveniente, in linea con il prezzo dell’abbonamento generale di Webcolf tenuto conto però che gli inserimenti dei dati nel portale INPS sono manuali e dunque non è possibile farlo rientrare nel prezzo dell’abbonamento già richiesto.

In questa prima fase, comunque, si è pensato di fissare agli utenti già abbonati un valore richiesto di 40 euro, suddivisi equamente tra Webcolf ed Assindatcolf per un singolo datore di lavoro, per un anno solare, ovvero dal 01 gennaio al 31 dicembre, indipendentemente dal numero di comunicazioni che dovranno essere effettuate dal singolo datore di lavoro. Questo abbonamento aggiuntivo è gestito con l’anno civile perché Assindatcolf, associazione riconosciuta, rende il servizio associando il singolo datore di lavoro e secondo il loro statuto l’associazione va dal 01 gennaio al 31 dicembre.

Precisiamo che la comunicazione di assunzione / variazione / interruzione del rapporto viene garantita il secondo giorno lavorativo rispetto a quello della domanda, esempio la richiesta di assunzione fatta il venerdì, viene garantita per il martedì successivo.

All’utente chiediamo di scaricare un modulo con le condizioni del rapporto di lavoro, sottoscriverlo dove vi è la firma e ricaricarlo. Inoltre la prima volta verrà richiesto il caricamento dei documenti di identità del datore di lavoro e del lavoratore.

Confidiamo che il servizio sia utile e come sempre siamo aperti ai vostri suggerimenti.

Francesco Pierobon

Webcolf Srl

Il datore di lavoro può essere un utente di due tipi:

1) Utente principale.

Il datore di lavoro è abbonato a Webcolf e gestisce in prima persona la propria utenza.
È titolare di uno o più rapporti di lavoro, per i quali elabora buste paga, lettere di assunzione, variazione e licenziamento ed elabora i bollettini dei contributi trimestrali.
In questo caso, il datore di lavoro ha piena padronanza del programma ed è titolare di un abbonamento annuale a Webcolf.

Al posto di consegnare le buste paga a mano o di inviarle via email al proprio collaboratore, può scegliere di utilizzare l’App come canale di comunicazione, fornendo al proprio collaboratore le credenziali per accedere alle proprie buste paga.

Il lavoratore così potrà entrare in Webcolf dall'app o dal browser di navigazione, inserendo come login il suo codice fiscale, e come password il codice rapporto.

In alternativa, il datore di lavoro può attribuire al proprio collaboratore le credenziali per accedere a Webcolf, entrando nel menù Assunzione | Inserimento collaboratore domestico | Dati anagrafici 2, e inserendo nei campi corrispondenti le credenziali scelte.

In questo modo a destra potrà selezionare quali funzioni abilitare per il proprio collaboratore, tra:

- consultazione dei cedolini;
- cedolini e inserimento presenze.

come nell’esempio sotto riportato:

Il collaboratore inserendo le credenziali accederà ad un’area riservata in cui potrà visualizzare lo storico dei cedolini emessi.

Potrà  scaricare i cedolini sul proprio smartphone e, se abilitato, potrà anche inserire le presenze del mese. Affinché i cedolini siano visibili, il datore dovrà assicurarsi di aver reso definitivi i cedolini dopo averli calcolati.

In aggiunta, nella propria area riservata il collaboratore può creare il proprio curriculum vitae e visualizzare le offerte di lavoro presenti in Webcolf per candidarsi e trovare una nuova o ulteriore occupazione.

Se il datore di lavoro non desidera che il proprio collaboratore acceda in modo autonomo all'app per visualizzare le buste paga, inserendo le credenziali che trova nel cedolino, può disattivare questa opzione cliccando su Ingranaggio | Opzioni configurazione Webcolf e selezionando la voce "Disabilita l'attivazione automatica collaboratore Codice Fiscale - Codice Rapporto INPS per visualizzare i cedolini."

2) Utente secondario.

Il datore di lavoro è cliente di uno studio professionale e affida allo studio la gestione del proprio rapporto di lavoro. Lo studio utilizza Webcolf.
In questo caso, il datore può effettuare solo alcune operazioni all’interno dell’utenza, in base alle impostazioni applicate dallo studio e agli accordi presi; potrà consultare i cedolini una volta elaborati o potrà inserire anche le presenze mensili ove abilitato o, al massimo, potrà utilizzare autonomamente il programma ma solo per i propri collaboratori e lo studio potrà verificare in ogni momento l'attività svolta dal proprio cliente per monitorare e rilasciare informazioni o consulenza ed eventualmente correggere eventuali errori di elaborazione.

L’utente secondario può scarica l’App Webcolf e accedere gratuitamente in qualsiasi momento alla sua utenza utilizzando le credenziali fornite dallo studio a cui è appoggiato e che gli offre il servizio di elaborazione dei cedolini paga per il tramite di Webcolf.

Il datore di lavoro, una volta inviate le presenze allo studio, non potrà più apportare modifiche, a meno che lo studio stesso non cancelli l'inserimento.
Qualora il datore di lavoro intenda correggere le presenze o modificarle dovrà quindi interfacciarsi con lo studio direttamente e richiedere la cancellazione dell'inserimento mensile, affinché possa reinserirle di nuovo.

Gli studi professionali possono mettere a disposizione dei propri clienti datori di lavoro l'app Webcolf affinché possano inviare loro le presenze mensili del proprio collaboratore e visualizzare i cedolini una volta elaborati.

Lo studio dovrà fornire al proprio cliente le credenziali utili per accedere all'App Webcolf, operazione che può effettuare entrando nel menù Assunzione | Inserimento datore di lavoro, cliccando su “Pagina successiva” in alto a destra, e inserendo prima la login e poi la password come nell’esempio sotto riportato:

In basso è possibile selezionare quali operazioni consentire al datore di lavoro cliente, ovvero:

- sola consultazione dei cedolini
- inserimento delle presenze e consultazione cedolini
- menu completo, ovvero, dare la possibilità al cliente di utilizzare tutte le funzionalità del programma ma solamente per i dati propri e del proprio collaboratore domestico.

Le credenziali possono essere inviate all'indirizzo email del cliente, o possono essere stampate per essere consegnate a mano.

In aggiunta, lo studio può consegnare o inviare tramite email anche una piccola guida (pulsante azzurro), che potrà essere di aiuto nell'utilizzo dell'app; si tratta di una versione molto ridotta del manuale di Webcolf, dove vengono riportate le istruzioni per inserire ed inviare le presenze mensili allo studio, e per scaricare i cedolini una volta elaborati.

Il cliente potrà scaricare l’App di Webcolf sul proprio smartphone ed accedervi inserendo le credenziali indicate.

Una volta effettuato l'accesso, potrà inviare le presenze del mese allo studio (se abilitato per tale funzione), oppure potrà visualizzare e scaricare le buste paga elaborate.
Se il datore di lavoro è abilitato all'inserimento delle presenze, lo studio riceverà un’email di notifica non appena l'inserimento sarà completato, in modo da poter procedere con l'elaborazione del cedolino.

Lo studio quindi elaborerà il cedolino e, non appena lo renderà definitivo, il cliente riceverà una notifica sul proprio smartphone, ad indicare che il cedolino è pronto.
Il cliente potrà così accedere nuovamente all'App per visualizzare il cedolino elaborato.

L'App Webcolf è un servizio aggiuntivo di Webcolf.com dedicato agli utenti che desiderano utilizzare il programma da dispositivi mobili, come smartphone o tablet.

L’applicazione permette l’utilizzo completo del programma ai datori di lavoro (sia datori privati che studi professionali) e permette ai collaboratori domestici di accedere ai propri dati per visualizzare le buste paga mensili.

APP WEBCOLF: UTILIZZO PER GLI STUDI PROFESSIONALI

Lo studio professionale, oltre ad utilizzare l’app in prima persona per la gestione dei rapporti di lavoro, può far sì che i propri clienti, datori di lavoro, inseriscano le presenze accedendo all’inserimento mensile e visualizzino le buste paga una volta elaborate.

Per tutte le indicazioni relative all'utilizzo per gli studi professionali, leggere al capitolo App Webcolf per studi professionali.

APP WEBCOLF: UTILIZZO PER I DATORI DI LAVORO PRIVATI

Il datore di lavoro può gestire il proprio rapporto di lavoro domestico completamente tramite l’app, effettuando assunzioni, licenziamenti, variazioni di contratto, elaborando i cedolini e versando i contributi, il tutto senza avere necessariamente bisogno di una postazione desktop.

Inoltre, può permettere al proprio collaboratore di accedere all’app gratuitamente e in qualsiasi momento per visualizzare i cedolini mensili, senza dover ricorrere all’invio di email o alla consegna dei cedolini a mano.

Per tutte le indicazioni relative all'utilizzo per i datori di lavoro privati, leggere al capitolo App Webcolf per i datori di lavoro privati.

Nel menù Assunzione | inserimento collaboratore | dati anagrafici 2 si possono integrare le credenziali del collaboratore domestico per l'app mobile di Webcolf e le modalità di utilizzo della stessa. In base alla scelta effettuata dal datore, la colf o badante potrà solo consultare il cedolino oppure anche inserire le presenze mensili ogni mese.

Il programma suggerisce già al datore la login che può utilizzare il collaboratore (codice fiscale) ma la login e la password possono comunque essere le più varie. Dopo aver indicato le credenziali il datore può stamparle e/o inviarle alla collaboratrice via email.

Sempre all'interno della maschera dati anagrafici 2 è stata di recente implementata la possibilità di abilitare la gestione delle timbrature apponendo il flag alla voce 'abilita le timbrature'.

La gestione delle timbrature è esplicata al link  https://www.webcolf.com/notizie-utili-topmenu-20/13-manuale-webcolf/841-come-gestire-le-timbrature-di-colf-e-badanti.html

Nel caso in cui le parti decidano di comune accordo di concludere il rapporto di lavoro si può procedere con una risoluzione consensuale che non prevede alcun preavviso nè da parte del datore nè da parte del collaboratore.

RISOLUZIONE CONSENSUALE COLF E BADANTI: LETTERA TRA LE PARTI

La procedura per la risoluzione consensuale colf e badanti é la seguente: inizia con la preparazione della lettera che sarà firmata da entrambe le parti. Si può trovare la lettera già pronta a partire dal menu Cessazione | lettera licenziamento-dimissioni.

Dato che le parti sono entrambe in accordo nel concludere il rapporto, non c'è alcun obbligo di preavviso e perciò la data di consegna della lettera é uguale a quella di cessazione del rapporto, come indica in automatico il programma. Se si desidera salvare la data di cessazione in modo che sia memorizzata anche in anagrafica e sui cedolini paga, cliccare in basso "Memorizza" e poi a partire dal menu "Stampa lettera".

Il campo relativo al motivo della comunicazione é utile solamente se si delega la comunicazione a Webcolf-Assindatcolf.

RISOLUZIONE CONSENSUALE COLF E BADANTI: ELABORAZIONE DELL'ULTIMO CEDOLINO PAGA

Nel caso non si sia già indicata la data di cessazione al momento della stampa delle lettera di licenziamento, si può provvedere entrando in Cedolini | Inserimento mensile selezionando a sinistra l'ultimo mese, si clicca il bottone "Data cessazione" e si inserisce la data dell’ultimo giorno di lavoro.

Si prosegue con l'inserimento delle ore lavorate fino all’ultimo giorno lavorativo e come d’abitudine, si clicca su “memorizza”, “calcola cedolino” e “ricalcola”. Il programma inserisce quindi in automatico, insieme alla retribuzione del mese, anche tutte le spettanze di fine rapporto: TFR, 13esima e ferie non godute e, in caso di collaboratore convivente, anche l’indennità sostitutiva di vitto e alloggio per le ferie non godute e l’incidenza della quota di vitto e alloggio relativa alla 13esima.

Per quanto riguarda il tfr si ricorda che dovrebbe essere liquidato il mese di cessazione, se il rapporto termina prima del giorno 15 mentre, se il rapporto termina dal giorno 15 in poi, se è iniziato prima dell’anno in cui si liquida il TFR, dovrebbe essere liquidato il mese successivo per attendere la pubblicazione del tasso definitivo Istat di rivalutazione. Nel secondo caso con Webcolf è possibile liquidare il tfr in un secondo momento rispetto alla cessazione del rapporto di lavoro seguendo quanto indichiamo nel nostro articolo Pagare il Tfr alla colf o badante alla fine del contratto

Si consiglia infine di consegnare al collaboratore domestico e di conservare firmati una copia del cedolino e una copia della dichiarazione sostitutiva della Certificazione Unica (ex Cud) che si può stampare a partire dal menu Stampe annuali.

Non è necessario selezionare sotto al calendario dell’inserimento mensile dell’ultimo cedolino le causali “pagamento 13esima”, “pagamento ferie” e “liquida TFR maturato” perché le spettanze vengono comunque inserite in automatico dal programma dopo aver inserito la data di cessazione.

Se le spettanze di fine rapporto non vengono calcolate i motivi possono essere tre:

- i ratei TFR, ferie e 13esima sono stati inclusi in paga oraria o pagati mensilmente. In questo caso i ratei finali non vengono reinseriti perché diversamente ci sarebbe un doppio pagamento.

- Il rapporto é stato attivo per meno di 15 giorni di calendario nello stesso mese. Il contratto collettivo stabilisce che i ratei di tfr, ferie e 13esima maturano solo se il rapporto è attivo per almeno 15 giorni all'interno dello stesso mese. Se si é assunto un collaboratore o cessato il rapporto in una data tale da non avere almeno 15 giorni di calendario attivi nel mese preso a riferimento, non matura nulla in termini di ratei.

RISOLUZIONE CONSENSUALE COLF E BADANTI: COMUNICAZIONE ALL'INPS

Il datore poi dovrebbe comunicare la cessazione del rapporto all'Inps entro i 5 giorni successivi alla data di cessazione del rapporto (ultimo giorno di lavoro/preavviso).

Per fare ciò il datore può procedere in tre modi:

• tramite il Contact Center dell'INPS, (al numero 803.164 da rete fissa e 06.164.164 da rete mobile) fornendo telefonicamente i dati necessari;

• tramite la procedura telematica di compilazione e invio on-line Inps, il cui accesso diretto si trova al menu Cessazione | Comunicazione Inps - Accesso con SPID/CIE. Fatto ciò appare una finestra aggiuntiva del browser che riporta al sito Inps. Se non si visualizza la finestra aggiuntiva il motivo è dovuto al fatto che si hanno i pop-up del browser bloccati.

a) Se si utilizza lo SPID del datore di lavoro, una volta che si accede alla pagina Inps (selezionando la linguetta SPID e procedendo con l'autenticazione), si deve selezionare a sinistra “Variazione del rapporto di lavoro”, poi nella maschera Inps successiva va selezionato in basso il codice del rapporto di lavoro specifico e infine é necessario cliccare a sinistra “Cessazione”. In tale maschera, sulla destra, va indicata la data di cessazione dl rapporto e come motivo "Risoluzione consensuale".

b) Se si utilizza lo SPID professionale del consulente o commercialista, invece, una volta entrati nella pagina Inps va selezionata sulla sinistra la voce “Variazione del rapporto di lavoro”, indicato il codice fiscale del datore e il codice rapporto e infine é necessario cliccare sul menù a sinistra "Cessazione", indicare la data di cessazione e come motivo "Risoluzione consensuale".

Si consiglia di stampare la ricevuta Inps al termine della comunicazione.

• In caso il datore non sia in possesso dello SPID, si può delegare a Webcolf la comunicazione di cessazione selezionando il menu Cessazione | comunicazione Inps - Partnership Webcolf Assindatcolf. Il programma si sposta così nell'apposita maschera in cui caricare i dati e i documenti per delegare Webcolf e Assindatcolf all'elaborazione della pratica come da procedura indicata nel nostro articolo Comunicare il licenziamento della colf o badante attraverso Webcolf

[Aggiornamento del 14 settembre 2017] Non è richiesto l’invio della comunicazione di cessazione del rapporto di lavoro alla Pubblica Sicurezza e quindi l’interruzione della cessione di fabbricato/ospitalità. In seguito ad accurate ricerche e contatti con varie Questure d’Italia, ci è stato confermato che non è più necessaria alcuna comunicazione alla Questura o Pubblica sicurezza da parte del datore di lavoro nel caso di cessazione di un rapporto di convivenza.

RISOLUZIONE CONSENSUALE COLF E BADANTI: CONTRIBUTI DI CESSAZIONE

Il datore, in seguito, dovrebbe elaborare l'avviso di pagamento pagoPa relativo i contributi di cessazione e pagarlo entro 10 giorni dalla data di cessazione. Per un aiuto sull'elaborazione del pagoPa si rimanda al paragrafo Elaborazione mav cessazione. La scadenza di tutti i pagoPa di cessazione è sempre 10 giorni dal termine del rapporto.

Si precisa che, se ci sono ferie non godute i pagoPa possono essere più di uno e possono anche oltrepassare il trimestre in questione perché come prevede l’Inps, le ore di ferie non godute vengono indicate come ore contributive nelle settimane successive alla cessazione, in base all’orario standard del collaboratore.

GESTIONE PROFILO WEBCOLF: REGISTRAZIONE

Dopo aver completato la registrazione a Webcolf, ad ogni utente viene assegnato un account con un codice utente specifico (ad esempio 2781-12C).
Il codice utente è visibile in alto a sinistra all'interno della homepage dell'utenza.

Tale codice serve ad identificare il titolare dei dati inseriti all'interno dell'account, e l'utente dovrà indicarlo:
- quando scrive a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. per richiedere assistenza e controllo di documenti elaborati, nell'oggetto o nel testo dell'email;
- quando avvia una chat di assistenza online;
- quando effettua la richiesta di attivazione o rinnovo di un abbonamento.

GESTIONE PROFILO WEBCOLF: CONNESSIONE ALL'UTENZA

Quando l'utente accede per la seconda volta a Webcolf inserendo le proprie credenziali dalla pagina https://www.webcolf.com/exec/isapi.dll può decidere di restare connesso al proprio profilo, in modo da entrare automaticamente nella propria utenza tutte le volte successive in cui si collegherà a Webcolf.

Per farlo, si dovrà selezionare l'opzione "resta connesso".

Se si sceglie tale opzione, quando si uscirà dall'account chiudendo la pagina con la X del browser in alto a destra, non si verrà disconnessi, e al successivo collegamento al sito, si entrerà direttamente nel proprio account.

Per tornare invece alla situazione di partenza, e fare in modo che Webcolf ricominci a chiedere il login e la password per accedere, al momento dell'uscita è sufficiente cliccare l'icona di uscita in alto a destra a forma di freccia, e poi conferma "Uscita".

GESTIONE PROFILO WEBCOLF: DATI DEL PROFILO UTENTE

È possibile consultare un riepilogo dei dati di registrazione cliccando in alto a destra l'icona Utente (omino) e poi cliccando su Profilo utente.

In questa maschera è possibile modificare:

- le credenziali di accesso;
- l'email di riferimento dell'account (questo indirizzo email viene utilizzato da Webcolf per inviare all'utente ogni comunicazione utile come promemoria, newsletter, conferme di abbonamento e fatture di pagamento);
- i dati di fatturazione.

Precisiamo inoltre che il nome e cognome dell'utente o la denominazione non possono essere modificati manualmente per evitare abusi da parte degli utenti, e per aspetti legati alla sicurezza.
Se si intende modificare l'intestazione, il titolare dell'utenza dovrà inviare una richiesta scritta e firmata all'indirizzo email Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. allegando una copia del documento di identità.

CONFIGURAZIONE PROFILO WEBCOLF: ICONA INGRANAGGIO (IMPOSTAZIONI)

Cliccando sull'icona ingranaggio in alto a destra è possibile accedere alle impostazioni di Webcolf.

In particolare, cliccando su "Configurazione invio cedolini in email" è possibile impostare un testo personalizzato che sarà utilizzato ogni volta che si invia un cedolino paga.

Cliccando invece sulla voce "Opzioni configurazione Webcolf" si potranno personalizzare altre impostazioni, come:

1) protezione modifiche accidentali cedolini definitivi: permette di impostare un avviso che blocca l'utente prima di ricalcolare i cedolini di anni passati, per evitare di ricalcolare i cedolini per errore;

2) Dicitura personalizzata sul fianco del cedolino: permette di indicare una dicitura che verrà visualizzata sul fianco del cedolino, in ogni stampa. Solitamente gli studi professionali utilizzano questa opzione per indicare in ogni busta paga i propri recapiti;

3) Elenco opzioni del programma (punto 2): permette di scegliere se permettere o meno alcune operazioni.
Tra queste opzioni vi è la possibilità di applicare il contratto nazionale Ebilcoba (applicato solo dal 5% dei datori di lavoro italiani) al posto del contratto nazionale Fidaldo (impostato di default perché il più diffuso in Italia); per ulteriori informazioni sull'utilizzo di Ebilcoba si legga l'articolo Abilitare Webcolf all'uso del contratto Ebilcoba

Per aggiungere un nuovo datore di lavoro nella propria utenza, aggiuntivo rispetto al primo già inserito, é necessario entrare nel menù Assunzione | Inserimento datore di lavoro e cliccare in alto il pulsante verde "Aggiungi datore di lavoro".

In seguito é necessario compilare tutti i dati anagrafici del datore e proseguire con l'aggiunta del collaboratore domestico.

Va aggiunto un nuovo datore solamente se si tratta di due persone diverse. Se invece si desidera aggiungere un nuovo collaboratore per il datore già esistente, non serve aggiungere un nuovo datore ma entrare nel menù Assunzione | inserimento collaboratore | dati anagrafici e cliccare su "Aggiungi collaboratore".

Nell'anagrafica dello stesso datore si possono avere illimitati collaboratori.

Se il datore di lavoro ha necessità di assumere una seconda collaboratrice per sostituire quella principale assente per ferie, malattia, maternità o aspettativa, può stipulare un contratto a tempo "determinato per sostituzione" indicando tale causale sul sito Inps.
Motivando in questo modo l'assunzione a tempo determinato, al rapporto di lavoro verranno applicate le stesse aliquote contributive (più basse) utilizzate per il tempo indeterminato della collaboratrice principale.

Di norma si applicano alla collaboratrice sostitutiva le stesse condizioni contrattuali della collaboratrice che sostituisce, ovvero lo stesso orario, lo stesso livello, e la stessa retribuzione.

CONTRATTO PER SOSTITUZIONE COLF E BADANTI: GESTIONE IN WEBCOLF E ASSUNZIONE

Per inserire in Webcolf tale rapporto di lavoro è necessario:

• entrare nel menù Assunzione | Inserimento collaboratore domestico | Dati anagrafici;
  
• cliccare sul pulsante "Aggiungi collaboratore" così il datore potrà inserire un nuovo collaboratore domestico per lo stesso datore di lavoro;
  
• compilare le maschere relative al collaboratore domestico e al trattamento economico applicato, facendo attenzione nello specifico alla maschera "Data assunzione" (come da immagine sottostante) ove si rende necessario prima inserire la data di assunzione del nuovo collaboratore, poi apporre il flag alla voce "A tempo determinato" indicando sotto la data di scadenza prefissata per tale contratto;
  
• apporre il flag sulla motivazione della sostituzione. Ad esempio se la collaboratrice principale è assente per ferie si indicherà il flag alla voce "per sostituire lavoratori in ferie" così Webcolf potrà calcolare correttamente i contributi.

Dopo aver impostato il tutto é possibile stampare la lettera di assunzione già pronta al menù Assunzione | lettera assunzione.

Per comunicare l'assunzione della collaboratrice sostitutiva all'Inps è possibile procedere in tre modi:

a) tramite il Contact Center dell'INPS, (al numero 803.164 da rete fissa e 06.164.164 da rete mobile) fornendo telefonicamente i dati necessari;

b) in autonomia con il proprio SPID o CIE (Carta d'identità elettronica) entrando nel menù Assunzione | Comunicazione Inps e copiando i dati proposti a sinistra da Webcolf a destra sul sito Inps;

c) in caso il datore non sia in possesso di SPID o CIE, si può delegare a Webcolf la comunicazione seguendo la procedura indicata nel nostro articolo Comunicare l'assunzione della colf o badante attraverso Webcolf.

INSERIMENTO CONTRATTO PER SOSTITUZIONE COLF E BADANTI: COME PROCEDERE AL TERMINE DEL CONTRATTO

In caso di contratto a tempo determinato, questo si risolve in modo automatico alla scadenza quindi il datore di lavoro non dovrà inviare alcuna comunicazione all'Inps ma solamente versare i contributi di cessazione.

Per la procedura completa di cessazione si legga l'articolo Cessazione nei contratti a tempo determinato di colf e badanti

Può accadere invece che la collaboratrice principale prolunghi la sua assenza (come capita ad esempio in caso di malattia o infortunio), perciò il datore di lavoro si trova ad aver bisogno della collaboratrice sostitutiva per un periodo più lungo. In tal caso il datore può prorogare il contratto a tempo determinato e quindi protrarre la scadenza.

Per prorogare un contratto a tempo determinato il datore dovrebbe:
1. comunicare all'Inps la proroga entrando nel menù Assunzione | Comunicazione Inps - Accesso con SPID/CIE, e cliccando la voce "Variazione rapporto di lavoro", indicare la proroga del contratto a tempo determinato e stampare la ricevuta;
2. elaborare la lettera con la quale viene comunicata alla collaboratrice la proroga del contratto. Il modello per tale lettera si trova nel menu Assunzione | Altre lettere e modelli.
3. Modificare in Webcolf al menù Assunzione | Inserimento collaboratore domestico | Data assunzione, solamente la diversa data di scadenza del tempo determinato senza modificare in alcun modo la data di assunzione altrimenti si perdono tutti i cedolini elaborati precedentemente.