INSERIMENTO MENSILE
Il primo passo per l'elaborazione del cedolino è l'inserimento mensile delle presenze nel calendario, attraverso il quale il programma calcola le spettanze in busta paga e i contributi da versare all'INPS.
La prima volta che si accede al calendario mensile per un determinato mese il programma preleva l'orario settimanale standard del lavoratore che si trova nella maschera 5/7 dei dati collaboratore del menù assunzione e genera così un mensile standard, che necessita di essere modificato solo per le particolarità che hanno contraddistinto il rapporto di lavoro domestico nel mese in esame: ferie, malattie, lavoro straordinario, infortunio, aspettativa, etc.
Le causali che si possono inserire accanto al giorno, per esempio 
, si trovano nell'elenco causali nella colonna di sinistra della maschera. Per la scelta della causale specifica si veda il manuale causali utilizzabili al link:http://www.webcolf.com/manuale-webcolf/causali-utilizzabili.html)
Le festività, elencate nell'art. 17 del contratto, vengono inserite, invece, automaticamente nel calendario mensile. Poichè la festività va pagata come normale retribuzione, il programma calcola automaticamente, in base alla tipologia del rapporto, le ore da assegnare. Ad esempio per un collaboratore non convivente assegna 1/6 dell'orario settimanale (ovvero 1/26 del mensile), quindi se l'orario standard prevede 8 ore settimanali, poichè 8/6=1.33, il programma propone nell'inserimento mensile F1,33. Nel caso, invece di festività infrasettimanale cadente di domenica, inteso come giorno di riposo settimanale, essa viene considerata festività non goduta e viene retribuita con una giornata di retribuzione in più. Non spetta, però, la retribuzione della festività cadente durante la settimana per i collaboratori conviventi se quella giornata non prevede ore lavorative.
Per inserire le causali composte , si segua questa convenzione:
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ore lavorate effettive compreso lo straordinario + causale + ore riferite alla causale + [eventuale: nuova causale + ore riferite alla causale + causale + ore riferite alla causale] |
n.b.Se dopo la causale non viene inserito alcun importo orario, per quella causale viene implicitamente assegnato un numero di ore pari a quelle lavorative nelle giornata in esame, tranne per la festività (1/6 orario settim.)
Cliccando la di informazione accanto al giorno è possibile accedere al dialogo di aiuto per l'inserimento di causali. La finestra che si apre è la seguente:
Selezionando la causale, inserendo il numero di ore e premendo aggiungi per ogni causale da inserire per lo stesso giorno e cliccando ok si formerà il codice esatto, che sarà inserito in automatico nel giorno corrispondente.
Se si tratta di un codice che va ripetuto per più giorni si può scegliere nell'ultima riga, a sinistra l'intervallo di tempo, e accanto la causale interessata, e cliccare inserisci. Questa opzione viene usata soprattutto in caso di ferie, malattia, aspettativa o maternità obbligatoria.
Causali particolari: C'è da ricordare che, nel caso di malattia, infortunio e maternità, va inserito il codice specifico per tutti i giorni del certificato, anche se non previsti come giorni lavorativi nell'orario standard. Stessa cosa vale anche per le ferie, se espresse in giorni (26 esimi).
Alcuni esempi di compilazione:
| In un giorno lavorativo di 8 ore il lavoratore ha svolto anche 3 ore di straordinario ordinario e poi ha fatto altre due di straordinario notturno. | --> | 11SN2 |
| Tutto il giorno in ferie | --> | FE |
| In un giorno lavorativo di 6 ore, 2 ore sono state lavorate e le altre quattro il lavoratore ha chiesto ferie | --> | 2FE4 |
| Il lavoratore è stato assente tutto il giorno per la festività del patrono | --> | F |
| Il lavoratore è stato assente per malattia | --> | M |
| Assenza per infortunio | --> | I |
| Il lavoratore è stato assente per un periodo di aspettativa. Da notare che se il periodo di aspettativa supera la quindicina del mese il programma non farà maturare il rateo di tredicesima, ferie e trattamento di fine rapporto per il mese in elaborazione. | --> | AD |
| Il lavoratore è stato assente, giustificato, per un periodo dove non aveva comunque maturato ferie (il rateo del mese comunque matura) | --> | A |
Dopo aver finito l'inserimento per elaborare il cedolino va cliccato il bottone 
.
Si apre poi la maschera relativa al cedolino elaborato.
Bottoni e sigle della maschera dell'inserimento mensile:
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per l'elaborazione dell'ultimo cedolino è necessario inserire la data cessazione, cliccando sul tasto "data cessazione". In automatico il programma calcolerà le spettanze di fine rapporto. |
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Alla fine dell'inserimento mensile, quando sono state inserite le presenza e le eventuali causali con codice, si deve cliccare il bottone "calcola cedolino". |
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Cliccando il tasto "Torna al menù" si esce dalla maschera e si ritorna alla pagina principale. |
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Prima del calcolo del cedolino, dopo aver completato l'inserimento, si può rendere l'inserimento non modificabile cliccando il tasto "cambia" e viceversa se, in un secondo momento, lo si vuole poi modificare. |
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Qualsiasi annotazione inserita nel campo "note" viene riportata all'interno della busta paga come descrizione |
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il programma, dopo aver cliccato il bottone contr. inserimento, indicherà lo stato dell'inserimento: come corretto o non corretto. In quest'ultimo caso si dovrebbero controllare le causali inserite. Gli errori più frequenti sono: -aggiunta di spazi tra un codice e l'altro -aggiunta di spazi tra il codice e il numero delle ore -errore nel digitare il codice |
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Cliccando il tasto "contr. inserimento" il programma controlla che nel calendario tutte le giornate siano state inserite correttamente, utilizzando le voci e le causali esatte. |
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Nelle tre righe in basso del calendario vi è la possibilità di selezionare della causali speciali: premi, trasferte, indennità sostitutiva mancato preavviso, trattenute, rimborsi, anticipo tfr. Una volta selezionato la causale interessata, vengono abilitati i campi relativi. Nel caso venga compilato con il codice 1 il campo ind. (istituti indiretti) la voce assegnata avrà un riflesso anche sul trattamento di fine rapporto, maggiorandolo o diminuendolo per il valore corrispondente alla causale inserita. |
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il tasto "precedente" serve per spostarsi indietro di un unità o di un elemento nella selezione dei datori di lavoro, collaboratori, mese e anno. |
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il tasto "successivo" serve per spostarsi in avanti di un unità o di un elemento nella selezione dei datori di lavoro, collaboratori, mese e anno. |
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| il tasto "primo" serve per andare al primo elemento della selezione dei datori di lavoro o dei collaboratori. | |
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il tasto "ultimo" serve per spostarsi all'ultimo elemento della selezione dei datori di lavoro, collaboratori. |
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| il tasto "salva" serve per salvare le modifiche effettuate nella maschera. Dopo aver salvato le modifiche i cedolini, anche se precedenti alla data di modifica, se rielaborati nuovamente, saranno calcolati in base a nuovi dati salvati. | |
| il tasto "elimina" serve per calcellare l'elemento, quale il collaboratore, il datore di lavoro o l'inserimento mensile. | |
| il tasto "aggiungi" serve per aggiungere un nuovo elemento, come un nuovo datore o collaboratore. | |
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Cliccando il tasto "informazioni"si apre una finestra che serve di aiuto per la compilazione dei codici composti. |
Eventuali problematiche:
1. Visualizzazione inserimento del vecchio orario e non del nuovo:
Se dopo l'accesso al calendario mensile viene variato l'orario settimanale svolto, il programma, pur calcolando le ore ordinarie e straordinarie tenendo conto dei nuovi orari, non modifica quanto proposto a video. Esempio: se si è inserito che il collaboratore lavora quattro ore al giorno dal lunedi al venerdi, si accede al calendario mensile, si ritorna nella maschera dell'orario giornaliero modificando con 6 le ore svolte dal lunedi al venerdi e si ritorna nuovamente al calendario mensile, il programma mostra ancora quattro ore al giorno per il mese che era stato precedentemente già evidenziato. Per forzare il programma a modificare l'inserimento è necessario cancellare il mese inserito cliccando il bottone giallo con segno meno, sulla sinistra, sotto il nome del dipendente, sempre nella maschera dell'inserimento mensile e tornare all'interno del mese da calcolare.
2. Inserimento con modifica dell'orario durante il mese:
Premesso che il cambiamento d'orario dovrebbe partire sempre da inizio mese, nel caso la variazione avvenga durante il mese, la regola per l'inserimento è la seguente:
-se la modifica dell'orario viene effettuata entro il 15 del mese, il cedolino va rielaborato con il nuovo orario e vanno modificate le settimane con l'orario precedente, inserendo le ore precedute dalla O (ordinarie).
-se, invece, la modifica viene effettuata dopo il 15 del mese, il cedolino del mese va rielaborato con il vecchio orario e vanno modificate le ultime settimane con il nuovo orario nell'inserimento mensile, manualmente. Se la modifica di orario è in aumento rispetto al precedente, per evitare l'evidenziazione di orario straordinario o supplementare va inserita la causale O.
In entrambe i casi, comunque, vale la legge della prevalenza per cui tutti gli elementi quali tfr, ferie e 13esima vengono maturati in base all'orario prevalente del mese, per questo dunque l'orario in maschera 5/7 del dipendente va variato solo nel caso la variazione di orario avvenga prima del giorno 15.
3. Calcolo dell'ultimo cedolino:
Nel caso di licenziamento o dimissioni il calcolo dell'ultimo cedolino segue questa procedura:
-dopo aver controllato che tutti i cedolini siano aggiornati (ovvero in stato di ok o definitivo) in cedolini e fasi mensili | calcola buste mensili, nell'inserimento mensile si dovrebbe selezionare a sinistra il mese dell'ultimo cedolino e cliccare sul bottone 
indicando tale data.
-fare l'inserimento e modificare eventuali ore lavorate aggiungendo le particolarità e poi cliccare calcola.
In questo modo il programma calcola tutte le spettanze di fine rapporto: tfr, 13esima maturata e ferie non godute (se le ferie sono in negative verranno sottratte dalla liquidazione totale).
nb. nel caso di licenziamento o dimissioni in tronco, ovvero senza preavviso, si deve selezionare nelle tre righe in basso una delle alternative:
- indennità sostitutiva mancato preavviso, se si tratta di licenziamento, e si indicano le ore che il collaboratore avrebbe dovuto lavorare nel periodo di preavviso, tenendo conto dell'orario standard. L'indennità calcolata dal programma andrà a sommarsi alle altre spettanze di fine rapporto.
- trattenuta mancato preavviso, se si tratta di dimissioni, e si indicano le ore che il collaboratore avrebbe dovuto lavorare nel periodo di preavviso, tenendo conto dell'orario standard.La trattenuta calcolata dal programma andrà a sottrarsi alle altre spettanze di fine rapporto.