Inserimento presenze mensili

[Aggiornamento 2018: per calcolare la busta paga di colf e badanti online con il nostro programma, per indicare correttamente le presenze nell'inserimento mensile si può leggere il manuale webcolf aggiornato quotidianamente cliccando qui ]

Se il collaboratore ha lavorato normalmente per tutto il mese è sufficiente cliccare nella maschera dell’inserimento presenze mensili in alto a destra calcola, ricalcola, stampa e poi rendi definitivo.

Per i casi particolari è possibile aggiungere delle causali mediante delle sigle direttamente nella casella accanto al giorno.

La regola di indicazione dell'inserimento presenze mensili è la seguente:

ore lavorate + sigla + ore specifiche a cui tale sigla si riferisce

n.b. se si indica ore lavorate + sigla senza ore specifiche il programma calcola lo stesso numero di ore previste dall’orario standard dati collaboratore previste per quella giornata. Ad esempio se una colf, in una giornata, ha goduto di due ore di ferie e ha lavorato 4 ore si indica la sigla 4FE2.

Nella tabella sotto trova le sigle più utilizzate:

Legenda tabella:
Somma:	La causale contribuisce a formare l'orario totale giornaliero di lavoro.
Percentuale:	Maggiorazione sull'ora ordinaria applicata utilizzando la causale interessata.
atfr:	La causale contribuisce alla formazione del TFR (1) o serve a togliere i giorni utili (-1)
Hlavoro:	Se uguale a True si incrementano come ore lavorate.
CODICE	DESCRIZIONE	SOMMA	PERCENTUALE	ATFR	HLAVORO
A	Assenza occasionale non retribuita	1	0	-1	False
	A va inserito solo nel caso di assenza occasionale senza specifica di ore e solo nel giorno lavorativo contrattuale. Essa prevede la normale maturazione dei ratei di ferie, 13esima e TFR.
AD	Assenza per sospensione	1	0	-1	False
	AD va indicato per tutti i giorni, festività comprese e serve per i periodi di assenza non retribuita. Se AD viene segnato per più di metà mese nello stesso cedolino i ratei di TFR, 13esima e ferie non maturano.
BE	Congedo Matrimoniale	1	0		True
	In caso di matrimonio, al collaboratore spetta un congedo di 15 giorni retribuito. In caso di convivenza spetta inoltre l'indennità di vitto e alloggio (se non ne usufruisce in natura). Va indicata la sigla BE senza specifiche di ore per 15 giorni di calendario consecutivi.
F	Festività	2	0	0	True
	Premesso che viene proposta in automatico dal programma, si inserisce per i giorni previsti dall'art. 17 del CCNL. Per i conviventi va segnata per i giorni di lavoro e di domenica; per i non conviventi, invece, va indicato per tutti i giorni, lavorativi o meno, con ore pari ad 1/6 delle ore settimanali.
FE	Ferie	1	0	0	True
	Il codice FE va inserito per tutti i giorni di ferie dal lunedì al sabato, sia per i giorni lavorativi che per quelli di riposo. (se le ferie sono espresse in ore si può indicare FE anche solo per i lavorativi)
I	Infortunio	1	0		True
	Si indica I senza specifiche di ore dalla giornata successiva al giorno di infortunio o malattia professionale certificata perché la giornata in cui è successo l'evento si indica come lavorativa. I primi 3 giorni di infortunio il datore deve corrispondere la retribuzione globale di fatto, ovvero, in caso di convivente compresa di indennità di vitto e alloggio ( solo se il collaboratore non è degente all'ospedale o al domicilio del datore di lavoro).
IR	Ricaduta infortunio	1	0		True
	Questo codice si usa quando viene prolungato un periodo di infortunio per non pagare nuovamente i primi tre giorni.
LF	Lavoro Festivo	1	160		True
	LF, a differenza di LD comprende l'ora + la maggiorazione. LF va utilizzato in questi 4 casi: 1. collaboratore non convivente che lavora di domenica. Si indica LF seguito dal numero di ore lavorate per avere la maggiorazione del 60% della paga totale. 2. collaboratore non convivente che lavora in una festività infrasettimanale. Si indica F seguito dalle ore proposte dal programma e poi LF seguito dal numero di ore lavorate e verrà pagata la festività, che il collaboratore riceverebbe anche se riposasse, e il lavoro festivo maggiorato del 60% sulla paga totale. 3. collaboratore convivente che lavora di domenica ma non riceve il vitto e alloggio. Si indica LF seguito dalle ore lavorate per avere la maggiorazione della paga globale di fatto ovvero compresa della quota completa di vitto e alloggio. 4. collaboratore convivente che lavora in una festività infrasettimanale ma non riceve il vitto e alloggio. Si indica F seguito dalle ore proposte dal programma e LF seguito dalle ore lavorate per avere la maggiorazione della paga globale di fatto ovvero compresa della quota completa di vitto e alloggio.
LFV	Lavoro Festivo con vitto	1	160		True
	LFV va utilizzato in questi 2 casi: 1. collaboratore convivente che lavora di domenica e riceve comunque il vitto e alloggio. Si indica LFV seguito dalle ore lavorate per avere la maggiorazione calcolata sulla paga totale compresa di vitto e alloggio mentre la quota base viene retribuita solo con l'ora ordinaria. 2. collaboratore convivente che lavora in una festività infrasettimanale ma riceve il vitto e alloggio. Si indica F seguito dalle ore proposte dal programma e LFV seguito dalle ore lavorate.
LD	Lavoro domenicale	1	60
	In caso di lavoro domenicale, la retribuzione deve essere maggiorata del 60%. Questo codice indica la maggiorazione. Quindi, se si lavorano 8 ore si dovrà indicare nell'inserimento mensile 8LD8, cioè di otto ore lavorate, 8 vengono maggiorate del 60%. Al posto di questo codice si può semplicemente utilizzare LF di lavoro festivo seguito dal numero di ore lavorate (consigliato).
M	Malattia	1	0		False
	In caso di malattia si deve indicare M senza specifiche di ore per tutti i giorni del certificato medico compresi i sabati e le domeniche, mentre per le festività, se cadono durante il periodo retribuito di malattia, vengono pagate e quindi si inserisce M0Fx dove 0 è zero e x è il numero proposto dal programma. Webcolf calcola la retribuzione esatta, tre giorni al 50% e gli altri per il massimo previsto in base all'anzianità al 100%, contando i giorni di malattia degli ultimi 12 mesi. Nel calcolo dei giorni annuali vengono contate le domeniche e i giorni non lavorativi, anche se non vengono però retribuiti.
MR	Malattia Ricaduta	1	0		False
	In caso di ricaduta della malattia si deve indicare MR per tutti i giorni del certificato medico compresi i sabati e le domeniche, mentre per le festività, se cadono durante il periodo retribuito di malattia, vengono pagate e quindi si inserisce MR0Fx dove 0 è zero e x è il numero proposto dal programma. Webcolf calcola la retribuzione al 100%, quindi senza il periodo di carenza, per il massimo dei giorni previsti in base all'anzianità. Nel calcolo dei giorni annuali (ultimi 12 mesi) vengono contate le domeniche e i giorni non lavorativi, anche se non vengono però retribuiti.
MH	Malattia Ospedalizzata	1	0
	In caso di ricovero si deve segnare MH per tutti i giorni, comprese le domeniche. I giorni di malattia ospedalizzata sono contati e retribuiti come malattia. Se, quindi, la collaboratrice viene ricoverata per due giorni e poi è a casa per malattia altri 3 si inserisce MH per 2 gg e M per 3 gg. La retribuzione sarà al 50% per i due giorni di ospedale e per il primo a casa e gli altri al 100%.
MO	Maternità obbligatoria	1	0
	Questo codice va utilizzato in caso di maternità anticipata o obbligatoria e va indicato per tutti i giorni, anche i non lavorativi comprese festività. Anche se la retribuzione della collaboratrice è a carico dell'inps, maturano comunque i ratei ferie, TFR e 20% della tredicesima (l'80% è a carico dell'inps).
N	Lavoro Notturno 20%	0	20
	In caso di lavoro notturno (compreso cioè dalle 22.00 alle 6.00) il codice N indica la maggiorazione. Quindi, nel caso il collaboratore lavori dalle 19 alle 3.00, ovvero faccia 3 ore di lavoro ordinario e 5 di notturno, si deve indicare 8N5, ovvero di otto ore lavorate 5 hanno la maggiorazione.
O	Ore Ordinarie	0	0		True
	Nel caso in cui si vogliano retribuire le ore supplementari e straordinarie come ore ordinarie si deve indicare O davanti alle ore lavorate. Ad esempio se la colf il martedì lavora 4 ore al posto di 3 si può indicare 3O1.
P	Permesso Retribuito	1	0		True
	E' il codice utilizzabile come permesso generico. Si usa quando si vuole retribuire normalmente il collaboratore nonostante l'assenza.
PE	Permesso elettorale	1	0
	Nel caso la collaboratrice sia chiamata ad adempiere a funzioni elettorali durante il periodo delle elezioni ha diritto alla normale retribuzione e, qualora lavorasse al seggio nei giorni festivi, anche a dei riposi compensativi
PF	Permesso per formazione	2	0		True
	L’art.9 prevede che i lavoratori assunti a tempo indeterminato, da più di 12 mesi, full time, hanno il diritto a 40 ore di permessi annuali per frequentare corsi di formazione professionale per collaboratori e assistenti familiari.
PL	Permesso per lutto	1	0		True
	La lavoratrice e il lavoratore hanno diritto ad un permesso retribuito di tre giorni lavorativi all'anno in caso di decesso o di documentata grave infermità del coniuge o di un parente entro il secondo grado o del convivente, purché la stabile convivenza con il lavoratore o la lavoratrice risulti da certificazione anagrafica. (legge n.53 dell’8/03/2000 art.4)
PS	Permesso sindacale	1	0
	I componenti degli Organismi direttivi territoriali e nazionali delle Organizzazioni sindacali firmatarie del contratto nazionale dei lavoratori, la cui carica risulti da apposita attestazione hanno diritto a permessi retribuiti per la partecipazione documentata alle riunioni degli organismi suddetti, nella misura di 6 giorni lavorativi nell'anno.
PX	Permesso per studio	1	0
	Si indica PX nel caso il collaboratore chieda un permesso per sostenere gli esami scolastici relativi al conseguimento del diploma della scuola dell'obbligo o di altro titolo specifico professionale. Quando, invece, il collaboratore chiede permessi per frequentare i corsi o la scuola non va segnato permesso per studio perché le ore di lavoro non prestate per tale motivo non sono retribuite (si segna A) ma potranno essere recuperate a regime normale.
RC	Riposo compensativo	1	0
	Nel caso in cui il collaboratore lavori la domenica e faccia riposo in altri giorni e che il lavoro domenicale venga retribuito con maggiorazione del 60% si dovrebbe indicare LF più il numero di ore la domenica e il giorno in cui riposa segnare RC più le ore.
RG	Riposo Goduto	-1	0
	Questo codice va utilizzato per specificare che il collaboratore ha goduto del riposo in un giorno solitamente però lavorativo.
S	Straordinario 25%	0	125		True
	Si usa questo codice quando le ore lavorate diurne eccedono il massimo delle ore giornaliere o settimanali previste dal contratto (44 per i non conviventi e 54 per i conviventi) e il lavoro è prestato tra le ore 6.00 e le ore 22.00.
SB	Straordinario 33%	0	133		True
	Si usa questo codice per una retribuzione maggiorata del 33%. Il codice comprende sia le ore che la maggiorazione. Quindi se lavoro 4 ore devo inserire SB4.
SN	Straordinario Notturno 50%	0	150		True
	Lo straordinario è compensato con la retribuzione globale di fatto oraria maggiorata del 50%, se prestato dalle ore 22.00 alle ore 6.00; in tal caso va inserito nell'orario mensile SN+il numero di ore lavorate.
V	Ore di Viaggio	0	100		True
	Nel caso in cui il collaboratore accompagni l'assistito in un luogo diverso da quello di lavoro, si possono indicare le ore di viaggio con V+le ore. Il programma calcola la normale retribuzione.
Z	Straordinario 40%	0	140		True
	Qualora vengano effettuate prestazioni nelle 12 ore di riposo non domenicale, esse saranno retribuite con la retribuzione globale di fatto maggiorata del 40%, a meno che tale riposo non sia goduto in altro giorno della stessa settimana diverso da quello concordato.
TR	Trasferta 20%	0	20		True
	Qualora vengano effettuate trasferte non previste dal contratto (non indicate nella lettera di assunzione), esse saranno retribuite con la retribuzione oraria maggiorata del 20%. Il codice indica solo la maggiorazione quindi se, ad esempio, la collaboratrice effettua una trasferta di 8 ore devo indicare 8TR8.

Oltre a queste sigle, selezionando sotto al calendario, è possibile indicare altre causali:

Arretrati su lordo		Prestito
Recupero su lordo		Recupero prestito
Arretrati su netto		Ind.sost. Preavviso (giorni)
Recupero su netto		Trattenute mancato preavviso
Premio		Ore a contributi
Importo a raggiungimento netto concordato		Anticipo su TFR
Ferie non godute		Altre somme su TFR
Pagam. 13a e ferie non godute		Liquidazione TFR maturato
Rimborso chilometrico		Ind.Sos.Vitto/Allogg
Acconto future retribuzioni		Acconto

Analizziamo di seguito alcune tra le situazioni più comuni:

A) nel caso la collaboratrice lavori in un giorno feriale in cui non avrebbe dovuto lavorare le ore lavorate sono considerate supplementari (stessa paga delle ordinarie ) per un massimo di 8 ore al giorno (non convivente) o 10 ore al giorno (per convivente), oltre tali valori le ore hanno natura di lavoro straordinario:

- con il 10% dalle 40 alle 44 ore per i non conviventi;
- con il 25% della maggiorazione della paga di fatto dalle 45 ore in poi per i non conviventi e dalle 55 ore in poi per i conviventi.

Nel calendario mensile non è necessario conoscere tali regole, basta inserire il numero delle ore lavorate senza codici e il programma le calcola con la maggiorazione corretta in base al numero di ore svolte nella settimana o nella giornata, anche se la settimana è a cavallo tra due mesi diversi.

Se, per qualche motivo, si vogliono pagare le ore nei giorni feriali come ordinarie basta indicare il codice O davanti al numero di ore, es. O5. Ciò vale anche se vengono effettuate delle ore in più in una giornata lavorativa.

Ad esempio se solitamente la collaboratrice lavora 6 ore e un giorno ne lavora 8, se si vuole che le due ore in più siano pagate come supplementari si può indicare semplicemente 8, se invece si vuole pagare anche le due ore in più si dovrà inserire O8 (Ordinarie8).

B) nel caso la collaboratrice lavori in un giorno festivo infrasettimanale:

Si deve indicare la festività proposta dal programma più le ore lavorate con la maggiorazione del 60%. Si aggiunge quindi, al codice Fn proposto dal programma (dove n il numero di ore per la festività ) il codice LFm dove LF sta per lavoro festivo ed m sono le ore lavorate.

Facciamo degli esempi:

Per i collaboratori con paga oraria: da contratto la festività viene pagata sempre 1/6 dell'orario settimanale, se la collaboratrice ha un orario standard di 6 ore settimanali, 3 ore il lunedì e 3 ore il mercoledì e lavora 5 ore durante una festività si dovrà indicare la festività e le ore lavorate. La festività (che viene proposta dal programma sarà F1, infatti, un sesto dell’orario settimanale, pari cioè a 6 ore diviso 6 giorni = 1) più le ore lavorate. Alla fine il codice da inserire sarà F1LF5

Per i collaboratori con paga mensile la festività è pagata con le stesse ore dell’orario standard della giornata in elaborazione, salvo non si tratti della domenica, in cui la festività viene retribuita con 1/6 dell’orario settimanale e per cui si rimanda al punto precedente. Quindi, ad esempio, se la collaboratrice ha un orario standard di 54 ore settimanali, 10 ore il lunedì e lavora 5 ore durante una festività cadente di lunedì si dovrà indicare F10LF5.

C) nel caso la collaboratrice lavori di domenica

Si dovrà indicare solo il lavoro festivo indicando LFm dove LF sta per lavoro festivo e m è il numero delle ore lavorate che saranno retribuite con la maggiorazione della paga di fatto del 60%. (esempio LF5). Ricordiamo che la maggiorazione, nel caso di lavoratore convivente, è compresa anche della quota convenzionale del vitto e alloggio, anche se corrisposto mensilmente in natura. Per questo il programma non si limita a maggiorare l’importo orario della retribuzione ma maggiora la retribuzione oraria di una quota di vitto e alloggio.

D) nel caso la collaboratrice usufruisca di ferie:

Si deve indicare il codice FE:

- se si esprimono le ferie in ore (consigliato per i part-time) si indica solo per i giorni in cui il collaboratore avrebbe dovuto lavorare;

- se si esprimono le ferie in giorni si indica per tutti i giorni, lavorativi e non lavorativi da lunedì al sabato.

E) nel caso la collaboratrice richieda un periodo di sospensione/ assenza non retribuita:

Spesso i collaboratori domestici richiedono di poter assentarsi per un periodo più lungo rispetto alle ferie maturate. In questa situazione va indicato nel cedolino la sigla AD per tutti i giorni, anche festivi. Si ricorda, inoltre, di farsi consegnare dalla collaboratrice una lettera di richiesta di sospensione, di elaborare il mav con webcolf, che tiene conto di tale periodo e di comunicare all’inps l’assenza per giustificare il mancato pagamento dei contributi per le settimane di assenza.

Modificato l'inserimento mensile, cliccando in alto a destra il bottone calcola si entra in automatico nella maschera visualizza del menù cedolini e fasi mensili. Qui si deve cliccare Ricalcola in alto a destra.

In questa maschera è poi importante controllare la prima riga in alto:

Se il programma visualizza la voce "cedolini precedenti aggiornati" e “Stato cedolino aggiornato” significa che la situazione è aggiornata e corretta e quindi si può stampare il cedolino cliccando nella seconda riga stampa (con o senza indicazione dell'orario sottostante).

Se, invece, nella prima riga viene visualizzato l'avviso che i cedolini non sono aggiornati va cliccato il bottone “verifica stato”.

Questo bottone apre in automatico la maschera "calcolo buste mensili del menù cedolini e fasi mensili" che si può raggiungere anche con il menù 2 – Fasi mensili | Calcolo buste mensili.

Qui viene mostrato lo stato dei cedolini elaborati dell’anno che può essere:

- “Da inserire”: i movimenti mensili non sono ancora stati inseriti, pur trattandosi di mesi precedenti;

- “OK”: i movimenti sono stati inseriti, i cedolini precedenti sono stati calcolati nel giusto ordine, il cedolino della riga considerata è stato calcolato;

- “Da ricalcolare”: è stato aggiornato o ricalcolato un cedolino di un mese precedente e il cedolino con questo stato è già stato calcolato ma non riporta più i progressivi corretti in quanto il ricalcolo di una busta paga di una busta paga precedente ha reso non corretti i progressivi di tutti i cedolini dei mesi successivi;

- “Definitivo”: tutti i cedolini precedenti sono stati calcolati, compreso il cedolino considerato che è stato reso definitivo contro eventuali modifiche accidentali.

Affinché i cedolini siano corretti tutti dovrebbero essere nello stato di Ok o di Definitivi.

Inserimento presenze mensili

Attenzione:

- se nell'anno indicato a sinistra in questa maschera sono stati modificati alcuni dati del rapporto di lavoro, quali orario, paga, regime di convivenza, non è si devono ricalcolare i mesi antecedenti la modifica se non dopo aver variato le condizioni del contratto nei dati collaboratore riportando le vecchie impostazioni.

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